La gestione del magazzino nel Facility Management

Premesse

La gestione magazzino è in un contratto di Facility Management la chiave per assicurare tutte le risorse necessarie agli interventi di manutenzione. Rientra tra le attività importanti a cui un operatore del mercato deve fare attenzione per mantenere alta la propria credibilità sul mercato.

La gestione del singolo magazzino o di un gruppo di depositi contempla diverse fasi e diversi processi. Ovviamente c’è un tema di approvvigionamento (flusso in entrata), di uso (flusso in uscita) e di ottimizzazione del magazzino stesso.

Caratteristiche del servizio

Si è soliti considerare la gestione del magazzino come una sotto funzione del processo di organizzazione del Servizio di Manutenzione. Nel Facility Management infatti il magazzino conserva e mette a disposizione i materiali e a volte anche strumenti e dispositivi per il personale operativo. Quest’ultimo è così in grado di intervenire e procedere a sostituzioni di parti, consumabili o interi apparecchi.

E’ evidente che la gestione magazzino di un operatore di Facility Management non è quella di un operatore di vendita all’ingrosso di componenti. L’ordine di grandezza è decisamente inferiore, ma anche se non si gestiscono grandi quantitativi di materiali la gestione e organizzazione dell’attività è fondamentale.

Criticità della Gestione Magazzino

Tenere i propri magazzini senza una gestione seria ed oculata porta con sé grandi rischi sia economici che operativi. Quelli economici corrispondono ad una politica di acquisti spot dei materiali che porta a svantaggi di economia di scala. Quelli operativi dipendono da una indisponibilità degli articoli in caso di necessità.

Alla fine ritardi sugli interventi influisce direttamente sull’immagine dell’azienda e sulla soddisfazione del cliente.

Processi di Gestione del Magazzino

La gestione del magazzino si suddivide in processi che possono essere ottimizzati singolarmente e che contribuiscono a migliorare l’efficienza ed efficacia del servizio:

• Criteri di approvvigionamento
• Organizzazione spaziale delle scorte
• Formazione del personale
• Sistemi di supporto e controllo
• Sicurezza e amministrazione

Criteri di approvvigionamento

Tutti gli articoli che permangono nel magazzino prima del loro uso sono un costo che va correttamente gestito. Si può dire che rappresentano un capitale immobilizzato. Una buona strategia è quella che minimizza le scorte nella misura in cui la loro disponibilità è sempre a livelli accettabili. Si può prevedere di avere maggiori scorte anche se si pensa ad eventuali rincari nel breve medio periodo, così da non doverli comprare in fasi di mercato a prezzi superiori.

Il tasso di rinnovo del magazzino è un fattore da ottimizzare secondo diversi criteri e da discutere a livello di management aziendale per gli impatti a livello di oneri finanziari.

Organizzazione spaziale delle scorte

Se il magazzino ha dimensioni importanti e se le scorte sono numerose si pone un problema di organizzazione e movimentazione dei materiali. Poter disporre di strumenti per organizzare al meglio queste scorte diventa chiave per garantire nel tempo le migliori performance nella ricerca e consegna degli articoli.

Un magazzino è uno spazio tridimensionale e spesso la logistica suggerisce una collocazione che sfrutti al massimo lo spazio verticale. Nel caso di un magazzino di Facility Management si è di fronte a spazi spesso più piccoli se non addirittura a depositi presso gli uffici che le aziende clienti danno a disposizione ai propri fornitori. Queste sono collocate in prossimità degli impianti principali e non sempre sono di dimensioni tali da provvedere ad una effettiva ottimizzazione.

Discorso diverso se l’azienda di Facility Management organizza uno o più poli di approvvigionamento e stoccaggio a supporto del personale di tutte le proprie commesse. In questo scenario allora si può operare, pur in scala ridotta, come un polo logistico vero e proprio.

Formazione del personale

Nella gestione magazzino il personale deve avere una adeguata preparazione. Sono tante le operazioni che devono saper gestire con oculatezza e intelligenza:

• la fase di ricezione
• l’organizzazione spaziale del materiale
• la fase di consegna alle squadre
• i controlli e la riconciliazione contabile

Le qualità chiave per un buon addetto è sicuramente l’ordine e l’organizzazione. Una adeguata preparazione permette di garantire che ciascun addetto conosca le proprie mansioni e come svolgerle al meglio. Un approccio artigianale o peggio la disorganizzazione costa cara. Sarebbe ideale nell’organigramma della funzione prevedere la figura del responsabile del magazzino. Tale figura ha la responsabilità finale di tutte le attività che afferiscono il magazzino.

Sistemi di supporto e controllo

Non è immaginabile operare in modo analogico. Certo si può avere una controparte cartacea ma l’attività del magazzino deve essere nativamente digitale.

In fase di arrivo: disporre di strumenti di lettura bar-code e qr-code per registrare tutto del materiale in arrivo. E’ importante assicurarsi subito della rispondenza tra bolla di accompagnamento e contenuto dei pacchi. A riguardo un buon software di facility management ha un modulo per la gestione del magazzino che assiste il personale nella fase di carico. Serve garantire che il materiale sia privo di difetti produttivi visibili o danneggiamenti da trasporto;

In fase di posizionamento nel magazzino: anche lo spostamento dalla postazione di ricevimento a quella di stazionamento richiede una utile registrazione dei dati di posizione. Anche per questo vengono utili funzioni che danno un supporto alla localizzazione dell’articolo nello spazio del magazzino per rendere veloce il suo prelievo quando serve. Inoltre questa operazione potrebbe essere svolta da un addetto diverso rispetto a quello della ricezione.

In fase di consegna: questa fase prevede di poter registrare tutte le informazioni chiave tra cui richiedente, articolo prelevato, quantità data e ora, firma di presa in consegna, emissione di eventuali bolle di accompagnamento etc.

Fase di monitoraggio e controllo: il responsabile del servizio deve conoscere sempre il materiale disponibile nel proprio magazzino. Deve anche sapere con che frequenza e probabilità gli saranno richiesti i diversi articoli così da perfezionare le disponibilità con soglie di scorta minima che facciano scattare ordini di riacquisto.

Sicurezza

Un magazzino in cui sono stoccati articoli per lo più nuovi e di un certo valore è in pratica anche un potenziale bersaglio per furti. Alcuni articoli poi sono particolarmente costosi e la loro movimentazione e stoccaggio richiede particolari accortezze.

Servono quindi strumenti che favoriscano la vsione di tutte le attività che avvengono dentro e fuori il magazzino. Questo può essere fatto più agevolmente per magazzini centralizzati, mentre pongono problemi di privacy e di rapporti coi clienti ove i magazzini siano spazi messi a disposizione del cliente presso le proprie sedi.

Una buona soluzione software fornisce un’ampia serie di report e documenti a supporto di tutte le operazioni e così semplifica la gestione quotidiana di tutti i possibili controlli (ivi inclusi quelli di forze dell’ordine in caso di denunce per furto).

Oltre al tema furti un magazzino è tenuto anche a rispettare tutte le norme di sicurezza. A riguardo il responsabile aziendale della Sicurezza è tenuto a stendere un adeguato piano di sicurezza a cui sia gli addetti che i visitatori del magazzino (fornitori e personale operativo) dovranno rispettare. Si farà menzione dei DPI necessari e di come operare con le eventuali attrezzature per lo spostamento dei diversi articoli.

Amministrazione

Visto il valore del materiale gestito, il magazzino deve trattare con la massima cura tutta la documentazione a corredo degli articoli e sincronizzarsi al meglio all’Ufficio acquisti per eventuali necessità di riconciliazione contabile. I principali documenti attinenti al magazzino sono:

• Documento di trasporto o DDT
• Fatture di acquisto
• Registro/Inventario:
• Ordini di acquisto

Il Sistema Informativo a supporto dell’attività

Come già accennato la gestione di un magazzino per il Facility Management è un elemento chiave per la propria strategia aziendale. Tuttavia le caratteristiche spaziali e quantitative non sono paragonabili a quelle di un centro logistico in piena regole.

Per questo la copertura delle funzioni è assicurata da un modulo delle principali soluzioni software di Facility Management. Queste generalmente offrono funzioni per supportare le operazioni più frequenti:

• Registrazione materiale in arrivo.
• Bolle per i pezzi in uscita e i documenti di trasporto.
• Gestione l’inventario con quantità aggiornate e log delle operazioni di carico/scarico.
• Alert e operazioni automatizzate in funzioni delle scorte minime e reali
• Strumenti di analisi statistica e di integrazione dati con altri sistemi gestionali in uso in azienda

Conclusioni

Organizzare un magazzino per le necessità di un contratto di Facility Management è sicuramente un processo strategico nella propria organizzazione tecnica. Se vuoi una assistenza nel definire le migliori modalità di implementazione puoi contattarmi qui