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Premesse
Il Manuale d’uso e di manutenzione è un documento chiave in un contratto di Facility Management che abbia come focus le attività manutentive da programmare su impianti e spazi.
Cos’è il piano di manutenzione?
Per piano di manutenzione, secondo gli articoli 33 e 38 del D.P.R. 207/2010, si intende il documento tecnico associato al progetto di un’opera o di un impianto che descrive, pianifica e programma le attività di manutenzione che devono essere eseguite nel tempo per assicurare che la funzionalità, qualità ed efficienza dell’elemento e il suo valore economico restino inalterate nel tempo.
La base normativa non esaurisce il perimetro delle attività che portano alla redazione di un piano di manutenzione tuttavia ne cerca di suggerire le buone pratiche. E’ chiaro che il piano di manutenzione contempla quell’insieme di controlli e di operazioni che permettono di conservare e migliorare le prestazioni dell’oggetto e rientrano a pieno titolo negli obblighi che un fornitore di servizi di Facility Management sottoscrive verso il proprio cliente. Il piano di manutenzione viene predisposto sulla scorta del progetto esecutivo (se la gestione parte su un edificio appena collaudato) o in assenza di questo dai dati tecnici degli impianti installati.
Nella sua redazione entra in gioco il Know How dell’azienda di Facility Management che può utilizzare l’esperienza e la competenza per rivalutare le attività sulla base delle informazioni dei prodotti installati (ad esempio in base ai manuali d’uso dei produttori delle caldaie, pompe, gruppi frigo etc) presso gli immobili gestiti. In occasione della presa in consegna degli impianti l’azienda procede ad un sopralluogo tecnico nel quale raccoglie i dati dal precedente fornitore o nel caso non vi siano li predispone ex-novo leggendo i dati di targa della componentistica installata. Può poi confrontarsi con il cliente per raccogliere ulteriori informazioni circa problemi ricorrenti e altri dati tecnici e di guasto per elaborare un’analisi della situazione che dovrà gestire. A partire da questa valutazione potrà poi definire quali sono i componenti meno efficienti e decidere con il cliente quali possibili strategie applicare al patrimonio.
Bisogna comunque distinguere i contesti in cui applicare la manutenzione a due grandi famiglie: l’ambito industriale produttivo e l’ambito civile. Nel primo caso la manutenzione è un’attività che si deve coordinare con la produzione (generalmente a ciclo continuo) secondo rigide regole definite dai piani di produzione e dalle ricadute sui costi e tempi analitici. Nel secondo caso la ricaduta della manutenzione ha un impatto economico meno importante e viene organizzata potendo prevedere con maggiore discrezionalità il fermo di macchine e la chiusura di certi ambienti per procedere alle attività.
Come controllare il Piano di Manutenzione
Un piano di manutenzione non è un elemento statico ma risente e si adatta a situazioni che possono variare nel tempo e nello spazio. Ad esempio il cambio di componenti importanti, la variazione delle destinazioni d’uso di ambienti e di intere aree dell’edificio richiedono il successivo riordino delle attività manutentive. E’ utile prevedere un controllo regolare e il monitoraggio dei parametri di funzionamento così come delle metriche concordate con il cliente. Abbiamo già parlato degli SLA in questo articolo cui rimando per approfondimento.
Per garantire di seguire una strategia efficiente è comunque necessario utilizzare un software che ci assista sia nella definizione delle attività sia nella misura del suo successo nel tempo. Le caratteristiche di una soluzione digitale per la Manutenzione le abbiamo viste in questo articolo.
Cosa contiene il piano di manutenzione?
Come già accennato sopra il D.P.R. 207/2010 richiede che il piano di manutenzione si componga di tre principali documenti:
- Manuale d’uso
- Manuale di manutenzione
- Programma di manutenzione
Il programma di manutenzione a sua volta viene suddiviso in 3 approfondimenti:
- Prestazioni
- Controlli
- Interventi
Il Manuale d’uso
Il manuale d’uso viene predisposto per descrivere come utilizzare correttamente le apparecchiature che compongono gli impianti. Lo scopo di questo documento è quello di rendere trasparente fin dalla sua installazione come vanno usati gli apparecchi e come quindi limitare i danni da uso scorretto. Il documento guida il personale operativo nella valutazione di eventuali anomalie e comportamenti irregolari e come gestire queste situazioni nel rispetto delle caratteristiche dell’apparecchio stesso.
Il manuale d’uso si focalizza sui seguenti elementi:
- posizione delle parti interessate
- rappresentazione grafica dell’apparecchiature e di tutte le sue parti
- descrizione tecnica dell’apparecchiatura
- modalità di uso previsto
Manuale di manutenzione
Il manuale di manutenzione viene redatto con lo scopo di produrre una guida pratica alla manutenzione di un impianto e delle sue parti. Il focus è quello di mappare tutte le possibili anomalie riscontrabili e il livello prestazionale di base da garantire. In questo documento si parla anche del personale che potrà eseguire le attività e quali competenze sono richieste per trattare alcuni specifici elementi e sottocomponenti.
Il manuale di manutenzione organizza i contenuti con questi elementi:
- la collocazione nell’intervento delle parti menzionate;
- schemi grafici;
- risorse richieste per l’esecuzione delle attività;
- livello prestazionale minimo;
- anomalie;
- interventi eseguibili direttamente dall’utente;
- attività che richiedono personale preparato;
Programma di manutenzione
Il Programma di manutenzione è l’ultimo componente del Piano di Manutenzione. Questo documento si focalizza su controlli e verifiche periodiche che garantiscono lo stato di funzionamento ottimale di un componente e le sue prestazioni.
Il programma si declina, come già citato sopra, in tre sottoprogrammi
Il primo prende in considerazione le prestazioni:
Qui il focus consiste nell’individuare per ogni componente i requisiti e le relative prestazioni e come tale guida la misurazione del comportamento reale e nel tempo dei singoli elementi dell’impianto. Grazie a questa definizione si può monitorare se il funzionamento è nei range accettabili o se ci sono segnali di malfunzionamento o di stress a uno o più dispositivi.
Il secondo prende in considerazione i controlli:
Qui il focus è sulle verifiche e sui controlli per assicurare quanto definito al punto precedente. E’ proprio il monitoraggio (qualitativo che quantitativo) dei livelli prestazionali a contribuire ad una azione efficace nel tempo e alla conservazione della completa funzionalità dell’impianto e di ogni sua parte.
Il terzo prende in considerazione gli interventi:
Si arriva in questo documento a definire chiaramente l’insieme degli interventi previsti e la relativa frequenza temporale per tutto il ciclo di vita del componente e dell’impianto. E’ evidente che questo documento si rifà a quanto contenuto nel manuale di manutenzione e completa il quadro organico e il perimetro degli elementi coinvolti.
Riferimenti normativi
Il Piano di Manutenzione, come già citato sopra, è dichiarato nell’art. 38 del dpr 207/2010 (Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163).
Il dpr 207/2010 è stato superato prima dal Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 (Codice dei contratti pubblici) e quest’ultimo dalla più recente legge n. 108 del 2021 (Governance del Piano nazionale di ripresa e resilienza e prime misure di rafforzamento delle strutture amministrative e di accelerazione e snellimento delle procedure.)
Tuttavia la parte relativa al Piano di Manutenzione si è mantenuta valida. Quest’ultimo va steso secondo le caratteristiche dell’opera così come viene realizzata così da mantenere qualità ed efficienza nel tempo. Durante la progettazione vanno identificati i requisiti e le prestazioni del manufatto per poterlo mantenere nel tempo. In particolare vanno dichiarati i requisiti prestazionali e identificati i controlli secondo i Criteri Ambientali Minimi come da citato Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50.
Conclusioni
Il Piano è un componente chiave di tutta la definizione della strategia manutentiva. Posso aiutarti a ottimizzare l’organizzazione e il controllo delle attività e delle risorse. Contattami qui per una analisi di dettaglio della tua situazione specifica