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Premesse
In un contesto di Property o Facility Management la conoscenza delle condizioni di un patrimonio immobiliare è l’elemento chiave per orientare tutta la strategia operativa. Procedere ad una valutazione dello stato (Condition Assessment) garantisce la disponibilità di un quadro accurato delle condizioni fisiche e delle prestazioni funzionali di edifici e infrastrutture. A riguardo si possono elaborare indici di performance quali il Facility Condition Index (FCI).
In questo articolo tratteremo gli elementi chiave di una misurazione sul campo delle condizioni e di come estrarre i principali elementi di supporto alle decisioni. Grazie infatti alle informazioni raccolte si può organizzare una strategia manutentiva e pianificare i più importanti interventi di miglioramento.
Obiettivi del Condition Assessment
Procedere ad una campagna di verifica delle condizioni assolve a diversi bisogni. Grazie a questa operazione si può infatti ottenere:
- La verifica dell’accuratezza del proprio inventario spaziale
- L’identificazione di carenze fisiche e funzionali
- Evidenziazione di inadempienze normative
- Definizione di interventi di rinnovo e sostituzione
- Analisi dei rischi per la sicurezza
- Identificazione di misure di risparmio energetico e sostenibilità
- Revisione dei requisiti e delle strategie di manutenzione
Approccio
Per condurre un Assessment si possono usare diversi approcci a seconda dell’importanza, urgenza e risorse disponibili. L’approccio semplificato, volto a rimuovere le situazioni più critiche, si focalizza sulle inadempienze normative gravi per rimuovere i rischi di multe o altre conseguenze in termini di responsabilità civili/penali.
Un approccio più esteso si occupa di andare oltre le inadempienze e affiancare la valutazione della funzionalità di spazi e impianti dal punto di vista dell’utente. In questo modo si comprende l’idoneità dell’immobile alle funzioni e attività che vi si devono svolgere. Non è infatti raro che a seguito di continui cambiamenti di destinazione d’uso di uno o più locali il fabbricato non garantisca la stessa fruibilità e funzionalità iniziale.
Si può infine usare metodi sofisticati in cui alla valutazione delle condizioni basata su ispezioni estensive si affianca la previsione predittiva basata sulle aspettative del ciclo di vita.
Grazie ad un modello predittivo che utilizza metodi statistici è possibile stimare su finestre temporali di qualche anno l’andamento futuro di impianti e strutture. La previsione viene quindi strutturata su un mix di dati dal campo e previsioni del ciclo di vita del sistema e sulla vita utile residua dell’edificio.
E’ chiaro che l’andamento prestazionale degli impianti meccanici, idrici, elettrici, ascensori etc possono essere stimati grazie ad un’ampia letteratura tecnica di supporto. Tale metodo ibrido produce un calcolo prospettico di quando sarà tecnicamente necessario sostituire l’elemento. E questa informazione aiuta a scegliere quando sostenere il costo di sostituzione. Il costo totale per ripristinare i vari sottosistemi alla scadenza dei cicli di vita viene calcolato su base annuale e può essere calcolato in media su un periodo di tempo per determinare le spese annuali di rinnovo del capitale.
Qualunque sia l’approccio applicato, l’attività principale consiste in ispezioni in sito organizzate con l’ausilio di opportune checklist di controllo. Grazie alla raccolta di dati precisi si possono formulare indicazioni sulle problematiche esistenti. I principali elementi oggetto di osservazione e misura sono: adeguamenti normativi (come l’accessibilità per i disabili), sicurezza statica e antincendio, decoro e stato di pareti e altri elementi a vista, efficienza e pulizia degli impianti e fattori che impattano la sostenibilità.
L’ispezione viene organizzata per ambiti dell’edificio (ad es. impianti, strutture, aspetti estetici e funzionali, ecc.) a sua volta analizzati nei propri componenti chiave. A ciascun elemento, secondo gli obiettivi e i presupposti dell’analisi, viene attribuito un peso specifico (come avveniva per i KPI degli SLA) così da fornire un quadro qualitativo e quantitativo a supporto delle decisioni di intervento.
L’attività in campo può essere condotta come attività di autovalutazione a carico del personale che usa gli spazi o da personale dedicato. E’ anche possibile un’attività combinata di entrambi. Sicuramente l’autovalutazione garantisce costi contenuti ma non può sostituire le competenze di figure tecniche abituate alla valutazione di specifiche situazioni. Per questo motivo la scelta del mix di attori coinvolti nel processo richiede una adeguata valutazione.
Organizzazione del progetto
Un buon progetto di Condition Assessment richiede più fasi con specifici obiettivi. In generale si possono identificare almeno 4 fasi chiave:
- Progettazione
- Pianificazione
- Esecuzione
- Analisi
Vediamo in dettaglio cosa è previsto in ciascuna fase:
FASE 1: PROGETTAZIONE
- Progettazione della valutazione
- Definizione degli ambiti di analisi (entità di interesse)
- Sviluppare criteri di valutazione
- Preparazione dei moduli di ispezione
FASE 2: PIANIFICAZIONE
- Selezione il team di valutazione
- Pianifica del calendario delle ispezioni
- Accordi con i vari Building Manager
FASE 3: ESECUZIONE
- Raccolta dati in campo:
- identificazione carenze di condizioni
- identificazione carenze funzionali
FASE 4: ANALISI
- Travaso dei dati sul Sistema Informativo
- Valutazione dei dati delle ispezioni
- Sintesi dei risultati
- Preparazione dei report
- Presentazione dei risultati ai vari destinatari
Risultati e Decision Makers
Come ben definito nel paragrafo precedente al termine del Condition Assessment le informazioni raccolte vengono rielaborate in quanto destinate a diversi utenti.
Figure interne al Cliente
In ordine di importanza decrescente le figure che possono acquisire informazioni utili a seguito di un Condition Assessment troviamo:
Direzione Aziendale. l’analisi dei dati raccolti, opportunamente sintetizzata, garantisce informazioni chiave al Consiglio di amministrazione per la definizione dei costi connessi al miglioramento degli edifici e per la pianificazione degli investimento a breve e lungo termine.
Facility Manager. in qualità di referente del servizio e di interlocutore con i fornitori, il Facility Manager può desumere dal risultato del Condition Assessment utili informazioni per rifefinire la strategia manutentiva ed eventuali interventi straordinari di ristrutturazione. Questa figura è poi la prima a scegliere i tempi e la frequenza per riproporre questo lavoro sul campo.
Building Manager. Anche i referenti dei singoli edifici (o dei gruppi di edificio) hanno un beneficio da questa valutazione in quanto possono conoscere in dettaglio le specifiche carenze delle proprie strutture e concordare con il Facility Manager il budget per eliminare i più gravi problemi evidenziati dall’assessment.
Figure esterne
Fornitori di servizi FM. il Cliente nelle sue figure appena citate potranno organizzare con i propri fornitori una revisione delle politiche di manutenzione del patrimonio. La condivisione delle informazioni raccolte possono poi indurre a responsabilizzare i fornitori nel garantire i livelli di servizi sottoscritti nel contratto.
Consulenti e professionisti: a seconda delle lacune identificate sarà poi possibile coinvolgere specifici professionisti quali architetti, ingegneri e altri specialisti per progettare interventi puntuali.
Valutazione dei risultati
La valutazione finale delle condizioni del Patrimonio richiede opportuni algoritmi di interpretazione dei dati raccolti in campo. L’applicazione di pesi (definiti in fase di progettazione) che restituiscono il valore strategico di ciascun elemento permette di ottenere un quadro preciso di cosa non va, quanto è grave e cosa va fatto per rimediare.
Grazie ad un approccio sistematico alla valutazione delle condizioni vengono stabilite le priorità e vengono determinati i costi e l’ordine di esecuzione delle attività di remediation.
Conclusioni
Valutare lo stato del Patrimonio Immobiliare è una operazione fondamentale. Se vuoi valutare il modo migliore di procedere ad un progetto di Condition Assessment puoi contattarmi qui