Premesse
Il primo e più importante elemento di implementazione di un Sistema Informativo per il Facility Management è la costituzione di una adeguata anagrafe patrimoniale.
Cosa si intende per anagrafe patrimoniale?
La formazione dell’anagrafe rappresenta la fase istruttoria durante la quale si procede alla raccolta ed alla organizzazione degli elementi conoscitivi necessari a descrivere lo stato prestazionale e, successivamente, a produrre un quadro completo del patrimonio per mezzo di disegni CAD, di schede componenti e dell’informatizzazione del censimento impiantistico.
La fase conoscitiva ha come obiettivi prioritari:
- descrivere e determinare le caratteristiche del patrimonio;
- definire gli standard di qualità sulla base dei quali approfondire ispezioni ed implementare indagini diagnostiche;
- definire un quadro complessivo prestazionale dell’immobile, determinandone lo scostamento rispetto agli obiettivi individuati.
L’oggetto del Servizio Anagrafe è rappresentato da:
- recupero e catalogazione della documentazione esistente (tecnica, catastale, fotografica, …);
- rilievo di dettaglio geometrico e descrittivo dell’immobile, degli impianti e dei servizi a rete e sua restituzione su supporti cartacei e informatizzati;
- rilievo dello stato manutentivo dei sistemi edilizi ed impiantistici, dei loro componenti e sub-componenti e sua restituzione su supporti cartacei e informatizzati;
Ho assistito nella mia esperienza professionale sia a casi di eccellenza che a insuccessi gravi in questa specifica fase progettuale e condivido volentieri quelle che sono gli elementi di attenzione.
Nella creazione dell’anagrafica è infatti importante tenere presente:
- Ampiezza del proprio patrimonio
- Elementi che si intendono registrare e loro livello di dettaglio
- Disponibilità di documentazione già archiviata/registrata e attendibilità di questi dati
- Volontà o meno di avere una rappresentazione grafica degli oggetti (CAD si o CAD no)
- Organizzazione dell’informazione nel Sistema Informativo
- Manutenzione nel tempo dell’anagrafica
Entriamo in questo post nel merito del primo punto, seguiranno articoli sui punti successivi:
Ampiezza del proprio patrimonio
Nei progetti che ho seguito, un elemento quasi sempre sottovalutato è l’ampiezza del proprio patrimonio. L’attività di costituzione dell’anagrafica è un processo difficilmente scalabile in modo lineare. Censire, analizzare e restituire le informazioni di pochi immobili su pochi siti ha una complessità differente da quella di molti immobili organizzati geograficamente su molte sedi distaccate.
La logistica delle trasferte del personale addetto al censimento, l’organizzazione e corretta comunicazione al personale delle sedi per il necessario supporto in loco, e l’obiettivo di operare velocemente e con completezza un sito richiedono un’attenzione e una corretta pianificazione.
Le chiavi per massimizzare la resa di una campagna di rilievo consistono in:
- Consapevolezza delle possibili variazioni dalla fase di censimento alla fase di disponibilità del dato sul S.I.
- Preparazione delle squadre
- Disponibilità di documentazione minima iniziale
- Corretta comunicazione (preallertamento) del personale di sede
Consapevolezza delle possibili variazioni dalla fase di censimento alla fase di disponibilità del dato sul S.I.
Se il patrimonio da censire è ampio e oggetto del reperimento di informazioni sono anche Asset soggetti a spostamento o turnover è inevitabile che ci possano essere differenze tra la situazione registrata nel momento del rilievo ed il momento in cui tali informazioni divengono disponibili alla consultazione. Avere consapevolezza di tale discrepanza aiuta a meglio definire le modalità dell’aggiornamento nel tempo dell’anagrafica (che sarà oggetto di successivo post di approfondimento) e soprattutto ad evitare che vi siano contestazioni sul risultato ottenuto.
Ho assistito con dispiacere in alcuni progetti a diversi disaccordi basati proprio sull’incapacità di comprendere che l’ANAGRAFICA è un ELEMENTO VIVO, cioè MUTEVOLE e quindi necessariamente soggetto a fisiologici cambiamenti e che è fondamentale che il dato registrato in un preciso momento temporale venga mantenuto attendibile con successive fasi di controllo e aggiornamento.
Su piccoli patrimoni immobiliari questo fenomeno si presenta raramente, ma se sono in gioco attività su centinaia di sedi distaccate la chiarezza su questo punto rende possibile un riconoscimento del lavoro svolto e sul risultato ottenuto.
Preparazione delle squadre
Ho potuto apprezzare il lavoro di alcune Aziende che si occupano di Censimenti dalla preparazione delle loro squadre operative. Queste, anziché affidarsi a personale “di fortuna” impreparato e non abituato a questo tipo di attività, ha da tempo costituito squadre affiatate che operano con elevata organizzazione temporale del proprio lavoro, ottenendo alta produttività quotidiana e precisione. Ove il personale sia effettivamente già formato si dispone infatti di risorse capaci di interfacciarsi correttamente col personale di sede, in modo collaborativo, educato e professionale ottenendo il necessario supporto e senza causare disturbo o intralcio alle attività del Cliente.
Disponibilità di documentazione minima iniziale
La disponibilità di informazioni iniziali, quali planimetrie indicative di piano, eventuali dati tecnici in formato elettronico, migliora l’attività sul campo perché permette di organizzare efficacemente il percorso di reperimento delle informazioni mancanti e il controllo di quelle disponibili.
Corretta comunicazione (l’importanza di preallertare il personale di sede)
Questo punto è sicuramente chiave nel garantire i migliori risultati sul campo: la necessaria comunicazione col personale di sede permette di operare in un contesto operativo efficace, in primis evitando impedimenti all’ingresso in certi ambienti o per presenza di attività in corso (p.e. negli ospedali operazioni chirurgiche o visite ambulatoriali, nelle università lezioni in aula, etc) o mancanza di chiavi per entrare in ambienti chiusi (quest’ultima è la causa principale del mancato completamento della maggior parte di censimenti).
Seguire l’avanzamento del processo sul campo con attenzione e proattività sia da parte del Cliente che della Società di rilievo permette il raggiungimento dei migliori risultati. L’esperienza maturata in molti progetti mi ha permesso di definire al meglio l’organizzazione di questa fase e di realizzare il necessario coordinamento delle risorse esterne per conto dei miei clienti. Se siete interessati a impostare una campagna di censimento e volete massimizzare la resa di tale processo potete contattarmi qui