Metodologie e Facility Management

Premesse

Aggiornato Aprile 2021

I servizi di Facility Management sono caratterizzati da un uso intensivo di risorse costose ed hanno ricadute impattanti su benessere e sicurezza degli ambienti. A livello economico costituiscono una cospicua parte dei budget aziendali e se non gestiti correttamente sono una fonte di problemi per la sicurezza e la reputazione aziendale.

Una corretta gestione di queste attività passa attraverso una adeguata capacità tecnica e un solido approccio metodologico del personale interno e dei fornitori. Avevamo già trattato l’importanza del Project Management per un contratto FM, in questo articolo, valuteremo le principali metodologie applicabili in un contesto di Facility Management.

Cos’è una metodologia?

Una metodologia di gestione (progetti) è l’insieme di principi e pratiche che guidano l’organizzazione delle attività per garantirne le prestazioni ottimali. Si tratta di un framework che aiuta a gestire il servizio nel miglior modo possibile. La gestione di un progetto, affinché sia davvero efficace, deve assicurarsi di mappare correttamente tutte le variabili e le risorse consentendo al team di  commessa di organizzare tutto per raggiungere gli obiettivi concordati.

Principali metodologie

Il panorama delle metodologie di project management applicabili a diversi settori e industrie (Facility Management incluso) può sembrare decisamente troppo ampio. Tenuto conto dell’importanza di una solida preparazione ci concentriamo nel seguito su 7 rappresentative metodologie di gestione e capiamo come possono contribuire ad una erogazione ottimale del servizio. 

Citiamo a riguardo:

• Waterfall
• Agile
  • Scrum
  • Kanban
  • Lean
  • APF/APM
• Prince2

Come si sceglie la giusta metodologia?

Ci sono molti fattori che possono influire nella scelta della metodologia giusta per il tuo contesto, il tuo personale e per le caratteristiche della tua organizzazione. Ecco una rapida ripartizione di alcune delle considerazioni chiave che possono aiutarti a decidere:

• Costi: implementare una metodologia rispetto ad un altra ha sempre ripercussioni sui costi. Dover addestrare il proprio personale (magari facendo conseguire certificazioni o assumendo persone già formate) ha un costo che va rapportato alla redditività della commessa.
• Dimensioni del team: a seconda di quante persone sono coinvolte a livello organizzativo e quanti interlocutori esterni devono essere consultati e tenuti aggiornati si può scegliere la metodologia che meglio risponde a queste condizioni
• Gestione dei rischi: a seconda dell’impatto e del valore economico del contratto è utile determinare i rischi di una non adeguata organizzazione delle attività e risorse. Alcune metodologie non tengono in adeguata considerazione (anzi favoriscono l’emergere di problemi) l’effetto di risultati non attesi durante e alla fine del lavoro.
• Flessibilità: Bisogna capire se c’è spazio per cambiare approccio in corso d’opera o se sia ragionevole conservare un approccio unico per tutta la durata del contratto

Waterfall

Il metodo Waterfall è un approccio tradizionale alla gestione dei progetti. In esso, le attività e le fasi vengono completate in modo lineare e sequenziale e ogni fase del progetto deve essere completata prima che inizi la successiva.

Le fasi della gestione del progetto Waterfall generalmente seguono questa sequenza:

• Requisiti
• Analisi
• Disegno
• Costruzione
• Test
• Distribuzione e manutenzione

Il nome della metodologia è legato al fatto che la sequenza delle fasi scorre in una direzione, come una vera cascata. E’ necessario considerare che, visto che tutto è tracciato all’inizio, c’è una notevole possibilità di errori se le ipotesi iniziali vengono disattese. La sequenzialità non permette di tornare a una fase precedente una volta completata.

Questa metodologia può dare comunque i seguenti vantaggi se:

• L’obiettivo e le condizioni d’uso sono chiare e fisse.
• I clienti hanno chiarito gli obiettivi a livello contrattuale.
• Hai il controllo di tutte le variabili in ciascuna fase.

Possono sorgere problemi se:

• Il progetto può subire modifiche o ripensamenti in corso d’opera.
• Uno o più requisiti non sono definiti in occasione dell’avvio.
• Vengono richiesti molti controlli durante il processo.

Metodologia agile

La metodologia agile nasce in risposta all’insofferenza per l’approccio rigido tradizionale (Waterfall).

Visto che quell’approccio non consentiva un adattamento durante il percorso si è scelto un modello a step iterativi che consentissero modifiche in corso d’opera e senza aspettare la fine per introdurre miglioramenti o cambiamenti. L’approccio agile si è concretizzato in alcuni modelli e metodologie specifiche, come Scrum, Kanban e Lean.

Pur nelle differenziazioni, i sopra citati metodi si appoggiano sui seguenti principi chiave:

• Approccio collaborativo.
• Rilasci frequenti e veloci.
• Apertura al cambiamento a seguito di nuovi input.

Pertanto, le metodologie agili di gestione dei progetti di solito comportano brevi fasi di lavoro con frequenti test, rivalutazioni e adattamenti.

Il lavoro da svolgere viene aggiunto a un backlog su cui i team possono lavorare in ogni fase o ciclo, con i project manager o i product owner che danno priorità al backlog in modo che i team sappiano su cosa concentrarsi per primo.

I vantaggi si hanno quando:

• Il progetto/processo è soggetto a modifiche.
• Non si ha la certezza da subito di quale sia la soluzione migliore.
• Si vogliono vedere progressi rapidi piuttosto che aspettare risultati perfetti.
• I clienti/referenti desiderano partecipare in ogni fase.

Questa metodologia di gestione del progetto non è ottimale quando:

• Il risultato è già ampiamente definito e prevedibile dall’inizio.
• Non sono ammesse variazioni.
• Le scadenze non sono compatibili con diverse rilavorazioni.

Metodologia Scrum

Come detto nel paragrafo precedente, Scrum è una forma di gestione agile del progetto. Risponde più alla definizione di un framework e prevede che il lavoro sia suddiviso in cicli noti come “sprint”, che di solito durano circa 1-2 settimane. Il lavoro è preso dal backlog per ogni iterazione dello sprint.

Prova questa metodologia di gestione del progetto se:

• Puoi adottare un approccio flessibile votato al miglioramento continuo.
• Il tempo non è la variabile critica del progetto
• Ritieni che le informazioni acquisite in corso d’opera possano cambiare i presupposti del progetto
• Hai personale che ama fare le cose e poi migliorarle

Questa metodologia crea problemi se:

• Non si ha un team sufficientemente addestrato (al modo di lavorare)
• Il manager non sa gestire correttamente la comunicazione
• Il cliente non viene coinvolto al meglio nelle scelte e nell’evoluzione delle attività

Metodologia Kanban

Kanban è un altro metodo all’interno della gestione agile che è stato sviluppato nel contesto dell’industria manifatturiera. Il lavoro viene fatto muovere attraverso colonne di una tabella che contempla le varie fasi del processo. Kanban è ottimo nel dare una immediata percezione di dove si trova ogni parte del progetto in un dato momento. 

Kanban aiuta anche a intercettare i potenziali colli di bottiglia semplicemente osservando se certe colonne si riempiono di fasi del progetto che non riescono ad essere completate. Grazie a dei vincoli su quante attività possono rimanere in una colonna il team viene guidato a dedicare le proprie energie in modo più produttivo per far fluire quelle più importanti.

I vantaggi sono:

• Disporre di una rappresentazione chiara e intuitiva dello stato di avanzamento del tuo progetto.
• Vuoi controllare l’avanzamento grazie a regole su ciascuna fase.

Gli svantaggi si hanno quando:

• Il processo è molto complesso ed organizzato su un numero troppo elevato di fasi.
• Necessiti di un sistema che predilige la progressione continua.

Metodologia Lean

L’ultima metodologia agile di gestione dei progetti che trattiamo è la Lean. Questa metodologia di derivazione industriale (sviluppata in Toyota) si focalizza nel massimizzare il valore e ridurre al minimo gli sprechi. Nasce infatti come tentativo di ridurre i rifiuti fisici ma è stato esteso con successo ad ogni elemento dispendioso nel processo che si vuole gestire.

Al centro dell’attenzione ci sono le 3M: muda, mura e muri.

• Muda (spreco) è l’insieme di elementi che consumano risorse senza aggiungere valore per il cliente.
• Mura (irregolarità) è uno scompenso nel naturale procedere delle fasi che crea problemi agli step successivi.
• Muri (sovraccarico) comporta un eccessivo bisogno di risorse oltre i livelli sostenibili causando guasti o problemi agli operatori umani.

Utilizzando i principi chiave ci si focalizza nel garantire flussi di lavoro più efficienti.

Può essere applicata se:

• Si vuole ridurre ogni spreco e ottimizzare un flusso già noto.
• Si pone particolare enfasi nel migliorare e aumentare il valore per il cliente.

Questa metodologia non è adatta quando:

• Il processo è già altamente ottimizzato e può risentire in caso di carenze sulle risorse in gioco.
• Manca tempo e denaro per una analisi di dettaglio delle ottimizzazioni possibili.

Metodologia Adaptive Project Framework (APF)

La metodologia Adaptive Project Framework (APF), nota anche come Adaptive Project Management (APM), è stata concepita tenendo presente l’inevitabilità del cambiamento.

In un progetto basato su questo approccio i team devono cercare di anticipare i rischi e prepararsi per gli imprevisti. Devono essere in grado di rivalutare costantemente le decisioni a seguito del cambiamento delle variabili in gioco. Per garantire una tale flessibilità è necessario lavorare in modo collaborativo ottimizzando in ogni momento la comunicazione tra tutti i membri del team.

Si ottengono i migliori risultati quando:

• Sono noti gli obiettivi finali

Ci possono essere problemi quando:

• E’ necessario che le condizioni generali e al contorno non cambino.
• Mancano risorse per gestire i potenziali imprevisti.

Metodologia PRINCE2

PRINCE2 (PROjects IN Controlled Environments) è una metodologia che mira a fornire la conoscenza delle migliori pratiche e processi.

PRINCE2 è guidata da sette principi (Giustificazione commerciale continua, Ruoli e responsabilità ben definiti, Focalizzazione sui prodotti, Apprendimento dall’esperienza, Gestione per eccezione, Gestione per fasi, Adattato all’ambiente di progetto), che a loro volta determinano i sette processi che un project manager deve utilizzare in ogni progetto quando utilizza PRINCE2.

Conclusioni

Indipendentemente da come sei stato abituato a lavorare, puoi migliorare l’organizzazione del tuo team applicando le best practice delle giuste metodologie, garantire conformità e coerenza al contratto e migliorare costantemente i propri processi. Puoi contattarmi qui.