Quale bilancio per il Facility management in Italia nel 2014 ?
Come possiamo chiudere questo anno ormai alla fine? Come è andato il settore?
Possiamo certamente dire che quest’anno il facility management (FM) in Italia si è mosso ancora dentro un contesto economico contenuto. L’onda lunga della crisi del 2008 fa ancora sentire e le committenze pubbliche e private hanno dato un segnale deciso di volontà di contenimento dei costi, standardizzazione dei contratti e ricerca di fornitori capaci di erogare servizi integrati su scala nazionale. In parallelo, sul piano tecnico, sta prendendo forza un FM più “misurabile”: più indicatori di prestazione, più attenzione all’energia e ai dati operativi, e un primo consolidamento di strumenti digitali (CAFMs/CMMS, reportistica, tracciamento interventi) come leva per governare complessità e margini.
Il contesto economico: pressione su prezzi, gare più grandi, integrazione dei servizi
Nel 2014 la dinamica dominante è stata la tensione tra due esigenze: da un lato la riduzione della spesa (soprattutto nella PA e nelle grandi aziende), dall’altro la necessità di mantenere livelli di servizio e continuità operativa. Sono stati indetti diversi appalti “multiservizio”, in cui un unico operatore (o un RTI) doveva coordinare manutenzione, pulizie, reception, soft services e spesso anche servizi energia.
Un segnale molto forte a livello nazionale sono state le grandi procedure pubbliche: la gara Consip “Facility Management Uffici 4 (FM4)” bandita nel marzo 2014 strutturata in 18 lotti geografici, ha un valore complessivo di miliardi è fuori scala rispetto al passato. Un tale boccone ha visto un susseguirsi di chiarimenti e proroghe. Procedure complesse e una scontata partecipazione dei principali player ha mostrato anche i limiti di un settore che non era pronto a un cambio di passo e di dimensione organizzativa così pronunciato.
Il settore è stato forzato verso:
- dimensioni maggiori delle commesse e coperture multi-sito (che premiano organizzazione, supply chain e capacità di controllo);
- competizione sul prezzo e compressione dei margini, con conseguente bisogno di efficienza operativa e standard;
- maggiore peso della compliance contrattuale (penali, SLA, KPI) e della capacità di rendicontazione.
Cosa ha contato tecnicamente quest’anno?
Sul piano tecnico, quest’anno ha visto crescere lo sforzo di ottimizzazione dei processi di governo operativo: programmazione, tracciabilità, misurazione e miglioramento continuo. Non è stato un anno di una singola rivoluzione tecnologica, ma di una transizione in cui molte organizzazioni hanno iniziato a chiedere ai fornitori:
- piani manutentivi più strutturati (preventiva/predittiva dove possibile), con reporting più frequente;
- service desk e tracciamento digitale dei ticket, per ridurre tempi di risposta e aumentare trasparenza;
- standard di classificazione e capitolati più ordinati, per confrontare offerte e performance in modo meno “artigianale”.
In questo percorso hanno avuto un ruolo anche riferimenti e linee guida tecniche nazionali che circolavano già nei primi anni 2010, come la UNI 11447:2012 sulle linee guida per impostare e programmare contratti di “Urban Facility Management”, citata in letteratura tecnica e accademica come riferimento di strutturazione/organizzazione dei servizi.
Il driver energetico può fare la differenza?
Un altro tratto distintivo è stato l’acceleratore normativo sull’efficienza energetica, che ha toccato direttamente una parte importante del perimetro FM (impianti, conduzione, energia, gestione tecnica degli edifici). In Italia entra infatti in vigore il D.Lgs. 102/2014, attuazione della direttiva 2012/27/UE, che introduce e rafforza strumenti come diagnosi energetiche, misure di efficienza e logiche di mercato per servizi energetici/ESCO.
Questo ha contribuito a rendere più frequenti (o quantomeno più “citati” nei capitolati) approcci come:
- integrazione tra manutenzione impiantistica e obiettivi di consumo;
- uso di KPI energetici e basi dati più solide (contatori, report, baseline);
- maggiore interesse verso modelli a risultato (quando applicabili) e contratti orientati alla prestazione.
Quali Eventi e cambiamenti “di sistema” si sono visti?
Guardando il settore nel suo insieme, l’anno che si sta chiudendo in Italia è stato anche un anno in cui il FM ha mostrato chiaramente alcune caratteristiche strutturali:
La prima è la crescente importanza del procurement come “regista” del FM. La qualità del servizio, in molte organizzazioni, ha iniziato a dipendere tanto dall’operatore quanto dal modo in cui il contratto veniva scritto: perimetri chiari, metriche coerenti, meccanismi di revisione prezzi, governance, audit.
La seconda è l’evoluzione del ruolo del facility manager: più vicino al risk management (continuità operativa, sicurezza, conformità), più vicino al controllo di gestione (costo per metro quadro, costo per postazione, costo per asset) e più interlocutore dell’IT per strumenti di tracciamento e reportistica.
La terza è l’emersione di una tensione permanente tra qualità percepita e qualità misurata: nel 2014 molte aziende hanno iniziato a formalizzare KPI, ma non sempre questi coincidevano con ciò che utenti e business consideravano davvero “buon servizio”. È un tema tipico delle fasi di maturazione.
Quali prospettive per il futuro ?
Le prospettive sembrano abbastanza nette:
Da un lato, la pressione economica rende probabile una prosecuzione di: consolidamento dei fornitori, ulteriore crescita di contratti integrati, industrializzazione dei processi e maggiore enfasi su misurazione e penali/bonus.
Dall’altro, tecnicamente si intravedono tre direzioni di sviluppo chiave: sempre più digitalizzazione delle fasi “operative” (ticketing, asset registry, indicatori), l’integrazione energia–manutenzione (anche spinta da norme e incentivi), e visione più strategica dell’FM come leva di performance del core business (produttività, disponibilità degli spazi, affidabilità degli impianti).
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