Premesse
Affrontiamo il terzo e quarto punto di quest’analisi del processo di costituzione dell’anagrafica.
Disponibilità di documentazione già archiviata/registrata e attendibilità di questi dati
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Il Sistema Informativo deve poter fungere da punto di raccolta dell’intero archivio documentale operativo e, ove già presenti documenti relativi al patrimonio immobiliare è utile che gli stessi siano opportunamente archiviati anche nel Sistema.
Nella scelta della Soluzione software da adottare è quindi importante determinare quali funzionalità vengono messe a disposizione per il caricamento di documenti elettronici (quali fogli di calcolo, word, pdf e scansioni di documenti cartacei).
Prima di procedere al caricamento di uno o più archivi è necessario verificare la validità di quanto disponibile attraverso semplici check list di validazione. In questo modo l’operazione di costituzione dell’anagrafica realizza anche l’obiettivo di controllo della validità degli archivi disponibili.
Per ottenere il miglior risultato a riguardo bisogna porsi le seguenti domande:
- Quale documentazione mi serve trovare e condividere più spesso?
- Dove la trovo?
- E’ necessario sia in formato cartaceo o posso digitalizzarla?
- Chi si occupa nell’organizzazione di tenere aggiornata questo documentazione?
- Come posso sapere se il documento è stato aggiornato recentemente ed è valido?
- La gestione documentale operativa è soggetta al mio Sistema Qualità?
- Posso accedere a questo materiale anche fuori dalla mia sede abituale di lavoro?
- Contiene informazioni aziendali confidenziali?
- Intendo avvalermi di una soluzione di archiviazione e condivisione in cloud?
Rispondendo con attenzione alle suddette domande posso con chiarezza procedere a definire il perimetro della documentazione che entrerà a far parte degli archivi dell’Anagrafica Patrimoniale e come organizzare i processi di aggiornamento e di condivisione documentale.
Volontà o meno di avere una rappresentazione grafica degli oggetti (CAD si o CAD no)
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La volontà di avere nel Sistema Informativo la rappresentazione in forma grafica (vettoriale) dei propri spazi e asset garantisce una più facile interpretazione delle informazioni disponibili.
Essendo la capacità di “leggere le informazioni” in forma grafica più efficace ed immediata rispetto a quella alfanumerica, la presenza di tematismi sulle planimetrie consente a colpo d’occhio di valutare le condizioni e l’efficienza d’uso dei propri spazi.
Tuttavia, essendo l’attività di costituzione dell’anagrafica spazi vettoriale molto onerosa, risulta importante prevedere tale implementazione in presenza di chiari bisogni operativi quali:
- Rapidità nel trovare asset/impianti/locali/persone facilmente su planimetrie
- Identificare e gestire con chiarezza l’attribuzione di spazi alle diverse strutture aziendali
- Gestire le tavole con le vie di fuga obbligatorie per la normativa antincendio in modo sistematico e strutturato
- Conoscere i metri quadri in forma precisa per calcoli adeguati dei corrispettivi di alcuni servizi (in primis le pulizie)
Quale che sia il Sistema Informativo che si vuole adottare risulta quindi importante determinare se dispone di funzionalità grafiche vettoriali adatte ai propri bisogni e se nell’uso risulta adatto a continui aggiornamenti dell’assetto del proprio patrimonio.
Per ottenere il miglior risultato nell’implementazione della parte vettoriale bisogna porsi le seguenti domande:
- Dispongo già di planimetrie dei miei immobili?
- Chi nella mia azienda si occupa di gestire e aggiornare le planimetrie?
- Con che frequenza cambiano le disposizioni?
- Sono interessato a tener traccia nel tempo delle diverse allocazioni?
- Quali informazioni voglio veder rappresentate sulle planimetrie?
- Voglio gestire il mio libro cespiti anche graficamente?
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