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Come utilizzare efficacemente i disegni CAD nel Facility Management
Il campo del Facility Management richiede conoscenza del patrimonio e un occhio attento ai dettagli. Molte aziende continuano a faticare nell’impostare un corretto approccio ai disegni. Trovare il modo migliore per utilizzare efficacemente i disegni CAD nel loro lavoro equivale a risparmiare tempo, denaro e a migliorare il proprio modo di gestire le attività. Una volta compresi i processi che ne fanno l’uso più intensivo, è più facile capire i vantaggi che una base di tavole CAD può fare la differenza. In questo post, esamineremo alcuni dei modi più importanti per utilizzare i disegni CAD in una strategia avanzata di facility management.
Come ormai sperimentiamo quotidianamente, il software di Facility Management si sforza di rappresentare una copia digitale di ogni aspetto del nostro mondo reale. Il tema del Gemello Digitale (maggiormente sentito in altri ambiti ma utile anche al Facility Management) ha trovato per anni una sua embrionale versione nell’uso delle tavole CAD. Tuttavia un edificio a differenza di un altro oggetto (come una parte meccanica o un’auto) cambia nel tempo e richiede che tali variazioni siano riportate sui file. Purtroppo tali modifiche sono spesso fatte in tempi diversi, con frequenze non ottimali e portano ad avere rappresentate digitalmente delle versioni obsolete del Patrimonio. Questo disallineamento può creare grossi problemi quando si vuole intervenire. Praticamente chiunque, a qualsiasi livello di esperienza, può facilmente comprendere che se non si dispone di un quadro aggiornato si possono prendere scelte sbagliate.
Usare i disegni CAD in una strategia di Facility Management passa necessariamente dal decidere come e perché mantenere aggiornata una archivio di tavole vettoriali. Solo un metodo e delle procedure chiare ti consentono di disporre in modo chiaro ed efficiente di dati decisionali utili.
Perché i disegni CAD sono utili per il Facility Management
I disegni CAD sono spesso utilizzati nella gestione di contratti di Facility Management solo se è il cliente a pretenderlo. Brutte esperienze in termini di costi, tempi e qualità dell’archivio CAD ha indotto molte aziende a ritirare questo servizio da quelli forniti di default in un contratto.
Questo è comprensibile in linea generale, accettabile per servizi che non siano particolarmente sensibili al dato grafico, ma controproducente per tanti altri casi in cui disporre di una base grafica aiuta ad essere più incisivi.
Certamente i disegni CAD delle strutture devono essere aggiornati e condivisi rapidamente e per far questo anche la soluzione software di Facility Management deve supportare il personale coinvolto. Per esperienza non sono tante le soluzioni software per il FM che rendono questa attività semplice e gestibile, così da garantire di completare un’ampia gamma di progetti a costi e in tempi ragionevoli. Le soluzioni più evolute danno anche la possibilità di vedere i piani che potrebbero essere stati creati in passato o quelli che sono ancora in corso.
Il principale vantaggio è che questi disegni consentono una maggiore consapevolezza generale del patrimonio in gestione. Questa visione rende più efficiente ogni considerazione su come intervenire e a quali problemi (ad es. interferenze) si può andare incontro. Se comprendere l’utilità è facile per tutte le persone coinvolte, non è invece semplice impostare e realizzare una strategia di gestione.
La chiave risiede nel trovare il giusto compromesso, così da monitorare solo quello che ha grande impatto su decisioni e che rischia di creare incomprensioni ed errori di giudizio.
In attesa che maturi completamente il BIM come strumento anche per la fase di gestione, i disegni CAD consentono di disporre di una base dati digitale sufficientemente rappresentativa. Tenere traccia dello stato di avanzamento delle attività anche sulle planimetri è più utile rispetto all’utilizzo di soli dati sparsi tra record di database, fogli di calcolo e documenti cartacei.
Quali servizi di facility management necessitano di disegni CAD
I disegni CAD possono aiutare tutti i servizi di facility management. Tuttavia alcune attività necessitano di questa controparte grafica più di altri. Citiamo in particolare:
- Gestione Spazi / Pianificazione Spazi / Prenotazione Spazi
- Gestione Pulizie
- Gestione Arredi e Apparecchiature / Postazioni di lavoro / Traslochi
- Manutenzione Edile / Gestione chiavi
Come mantenere i disegni CAD nel software di Facility Management
Mantenere aggiornati i disegni è importante perché forniscono una base per una collaborazione efficace. I disegni CAD vengono in genere creati in software come AutoCAD, BricsCAD e altri software di progettazione.
Lo standard più diffuso anche tra le soluzioni di Facility Management è il DWG, ma anche il DXF (formato nato per facilitare l’interscambio) è altrettanto usato. Alcune applicazioni di Facility Management creano collegamenti ad entità del disegno, altre importano il disegno trasformando entità grafiche in oggetti di database per poter più facilmente lavorare con esso al proprio interno.
In questo caso si parla di “smaterializzazione” della tavola CAD e non di “importazione” o “integrazione” in quanto tutta la tavola diventa un pacchetto di dati e del file fisico non si fa più uso. E’ comunque poi possibile esportare il tutto nuovamente in DWG o DXF.
Dopo aver importato il disegno in questi programmi, i passaggi necessari per mantenerlo includono la modifica delle entità del disegno nelle tabelle di importazione, inclusa l’aggiunta e aggiornamento delle informazioni alfanumeriche ad esse associabili.
In generale le funzioni CAD delle soluzioni di Facility Management non sono pensate per sostituirsi integralmente al lavoro di creazione di una tavola vettoriale. Cioè non costituiscono un’alternativa ai suddetti AutoCAD, BricsCAD, etc. ma si preoccupano solo di integrare quanto di utile al Facility Management: spazi e entità (asset) distribuiti sui vari layer.
Se il patrimonio è oggetto di grandi interventi, l’aggiunta e la rimozione di elementi dall’interno del disegno, l’inserimento di nuovi spazi nel progetto e la disposizione dell’ordine degli oggetti sullo planimetria restano più facili da fare direttamente in quelle applicazioni.
Problemi con i disegni CAD per la manutenzione
Molte delle persone che operano oggi nel campo del Facility Management sono abituate ad una operatività quasi esclusivamente basata sulla propria esperienza e conoscenza tecnica. Che si tratti di figure ormai senior o di nuovi operatori, spesso si lavora con un tasso di artigianalità (e non nel senso più nobile del termine) che non lascia spazio ad innovazione e nuove metodologie.
E’ proprio la resistenza al cambiamento che rende meno facile far crescere un approccio data-driven al mercato, pur con alcuni operatori che vanno in controtendenza.
Se il mondo digitale sta cercando da un lato di “collegare tutto”, esistono tuttavia ancora ostacoli ad una maturità nell’uso delle informazioni vettoriali come strumenti di supporto alle decisioni.
E’ chiaro che i disegni CAD sono per alcune figure ancora troppo tecnici e difficili da gestire. Ma ci sono anche molti problemi pratici che sorgono quando si fanno scelte senza utilizzare i dati che ci forniscono i disegni CAD.
In molti evidenziano il problema del tempo necessario per creare o aggiornare questi file. Quando hai dovuto ottimizzare il team di persone, il tempo anche solo di una singola persona non basta mai.
La quantità di tempo necessaria per gestire queste tavole può essere ritenuto poco utile rispetto ad evadere altre richieste o a fare altre azioni sul campo. Tuttavia proprio sul campo potresti trovarti a dover fare scelte che non possono basarsi solo sul tuo giudizio e sul passato. La capacità di imparare e di modificare i propri comportamenti a partire da dati analizzati traccerà il successo dei principali player del mercato del Facility Management.
Chi mantiene aggiornati i disegni CAD
Una delle cose più importanti da tenere a mente quando si utilizzano i disegni CAD è che deve esistere un team di persone che si occupano di aggiornarli costantemente.
La preparazione e la competenza di queste figure diventa chiave per ottenere il massimo dalle informazioni presenti sulle tavole. La capacità di modificarli e aggiornali in tempi rapidi fa si che questa attività non sia “in perdita” ma apporti il valore per la quale è stata progettata.
Assumere personale qualificato o usare questa necessità per riqualificare persone meno impegnate può garantire un corretto risultato e un vantaggio competitivo.
Conclusioni
Il CAD può essere un valido supporto ad una strategia vincente di Facility Management. Alla luce delle mie esperienze a riguardo sono a tua disposizione per approfondire ulteriormente le tue esigenze. Puoi contattarmi qui